Las utilidades de mi empresa se reducen año con año. Los costos y gastos van en incremento. En mí personal percibo un desánimo generalizado a pesar de ofrecer el mejor paquete de compensación del mercado. Las ventas de mi empresa se reducen a pesar de que he tratado de diversificar mis mercados y disminuir mis precios. Recibí un área o una administración que no conozco. Considero que tengo oportunidades de mejora pero no sé por dónde empezar ni cómo implementar. No sé si estamos listos para implementar un nuevo sistema. Estas son algunas de las afirmaciones por las que clientes tanto del sector privado como público buscan la realización de un diagnóstico. Lo que necesitan es comprender de manera objetiva y a través de algún tercero lo que está pasando en su empresa o entidad.

Un diagnóstico nos permite conocer la situación actual de una empresa o entidad y cuáles están siendo sus principales áreas de oportunidad o limitantes para crecer y mejorar. En un diagnóstico podemos encontrar el origen del problema y probablemente algunas de sus soluciones.

Los diagnósticos, como cualquier estudio pueden ser tan específicos o genéricos como se requiera dependiendo de la necesidad del cliente, pero básicamente podemos mencionar dos categorías para su realización:

1.-Diagnósticos integrales: Este tipo de diagnóstico contempla una diversidad de temas, áreas o inclusive a la empresa en su totalidad. El resultado esperado es una radiografía completa de la empresa o entidad, su problemática e interrelaciones. Para este tipo de diagnóstico es importante analizar cuatro grandes perspectivas del negocio: La Estrategia, Procesos, Gente y Tecnología.

  • Estrategia: Referente a los planes futuros de la empresa y la priorización de sus iniciativas para cumplir con sus objetivos.
  • Procesos: Referente a las actividades y procesos de la organización, enfocándose en su eficiencia y mejora continua.
  • Gente: En esta perspectiva se identifican las capacidades actuales del personal y la brecha que puede existir entre las capacidades requeridas para un funcionamiento eficiente de los procesos de la empresa o entidad.
  • Tecnología: Referente a la identificación de la arquitectura actual tecnológica y su alineación a los procesos actuales y a sus posibles mejoras.

2.-Diagnósticos específicos: Se caracterizan por centrarse en aquellos temas, áreas o procesos más concretos, es decir, estudia diferentes aspectos, pero de una misma área un mismo tema. Por ejemplo, un diagnóstico de la función financiera de una empresa se enfocaría a esa área en específico analizando sus Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Presupuestos, Tesorería y cualquier tema relacionado con su administración financiera. Este tipo de diagnóstico es en realidad un traje a la medida de la empresa o entidad.

Principales objetivos y fases de un diagnóstico

El diagnóstico tiene dos objetivos principales en las empresas o entidades: 1) Conocer su situación actual 2) Identificar sus oportunidades de mejora. Un diagnóstico eficaz debe centrarse en las posibilidades que tiene de mejoría la empresa y en las oportunidades que pueden ser traducidas en iniciativas futuras.

Un diagnóstico por lo regular cuenta con cuatro grandes fases: 1) Planeación y entendimiento del negocio, 2) Levantamiento y análisis de la información, 3) Análisis de la madurez del área, 4) Elaboración del plan de transición (iniciativas).

Planeación y entendimiento del negocio

En esta fase se realizan sesiones estratégicas con personal clave en donde se alinean expectativas del proyecto, puntos de vista y agenda de entrevistas e información para poder analizar de manera integral a la empresa / área. De igual manera se establecen los mecanismos de gestión y comunicación entre los consultores y cliente para reportar los avances del proyecto y tomar decisiones del mismo a través de un comité.

Levantamiento y análisis de la información

En esta fase el equipo o persona encargados de realizar este diagnóstico se centran especialmente en entrevistar, recopilar y analizar de manera preliminar toda la información relevante posible para poder ser más acertados en el diagnóstico. En esta fase se utilizan toda clase de recursos que permitan conocer de primera mano la situación actual de la empresa o entidad.

Principales actividades a desarrollar:
  • Entrevistas o talleres con personal clave de la empresa o entidad.
  • Recopilación y análisis de información de estatus actual (estructura organizacional, información financiera, información del personal, identificación de herramientas tecnológicas utilizadas).
  • En algunos diagnósticos se realizan encuestas de clima laboral a los empleados u otro tipo de preguntas que provean información de qué piensan los empleados de la empresa.

Análisis de la madurez del área

Una vez analizada toda la información se evalúan los motivos que impiden alcanzar aquellos parámetros que en su momento se establecieron. Se establecen los criterios de evaluación y el modelo de análisis. En esta fase se determinan las causas potenciales de las condiciones actuales. Principales actividades a desarrollar:

  • Identificación de criterios de evaluación y modelo de análisis.
  • Identificación de situación actual vs. Mejores prácticas de la industria
  • Identificación de gaps entre la situación actual y futura
  • Construcción de diagrama causa - efecto
  • Evaluación y cálculo de criterios de evaluación y del modelo de análisis.

Elaboración del plan de transición

Derivado del análisis de madurez del área, en esta fase se identifican, definen y priorizan las áreas que se pueden mejorar en la empresa o entidad y se define una fecha para su ejecución

Principales actividades a desarrollar:
  • Identificación de propuestas de mejora
  • Propuestas de mejora traducidas en iniciativas de implementación (tiempo de realización e impacto generado)
  • Priorización de iniciativas
  • Identificación de “Quick wins”
  • Definición de mapa de implementación

Herramientas, modelos y marcos de referencia para la realización de un diagnóstico

Entre las herramientas para la realización del diagnóstico podemos mencionar:

1.-Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA): matriz que identifica las fortalezas y debilidades internas de la empresa o entidad y las oportunidades y amenazas externas.

2.-Modelo de las 7 “S” (por sus siglas en inglés): Mide el rendimiento de una organización en tres factores “duros”: valores compartidos (shared values) estrategia (strategy) y estructura (structure) y cuatro factores “blandos”: sistemas (systems), habilidades (skills), estilo y personal (style and staff)

3.-Modelo de Pareto: Constituye un sencillo y gráfico método de análisis que permite discriminar entre las causas más importantes de un problema (los pocos y vitales – 20%) y las que lo son menos (los muchos y triviales – 80%).

4.-Modelo de las cinco fuerzas de Michael Porter: Modelo que establece un marco para analizar el nivel de competencia dentro de una industria. Considera 3 fuerzas de competencia horizontal: 1) amenaza de productos sustitutos, 2) amenaza de nuevos entrantes en la industria, y 3) la rivalidad entre competidores. También comprende 2 fuerzas de competencia vertical: 1) el poder de negociación de los proveedores y 2) el poder de negociación de los clientes.

5.-Blue ocean strategy: Se centra en la búsqueda simultánea de diferenciación y bajo costo, y está dirigido a desarrollar lugar indiscutible del mercado.

6.-Matriz de las 4 ¨P¨ (por sus siglas en inglés): Proporciona un marco para analizar la posición competitiva de una unidad de negocio en términos de su fuerza de marketing: producto (product), plaza (place), precio (price) y promoción (promotion).

7.-Modelo de madurez y mejores prácticas: El objetivo de esta herramienta es ayudar a las organizaciones a evaluar la situación actual de sus servicios y procesos contra las mejores prácticas de la industria, en este caso de RH:

Factores críticos de éxito en la realización de un diagnóstico

Involucramiento

Para que un diagnóstico sea exitoso debe contar con el apoyo de los principales involucrados. Es decir si el diagnóstico se quiere realizar al área de finanzas, el primer involucrado al 100% en el proyecto tiene que ser el Director o Gerente de Finanzas de la compañía

Disponibilidad de la información

Un factor clave de éxito es la información. Es decir que sea confiable, veraz y sea entregada a tiempo es un factor preponderante para el éxito del diagnóstico.

Disposición al cambio

Desde el inicio del proyecto debe concientizarse al personal de la empresa o entidad que deberá tenerse la mayor disposición tanto a proporcionar la información para su realización como para las implicaciones que pueda tener.