En las últimas décadas, derivado de la alternancia en el poder político mexicano, el gobierno ha intentado acercarse a la ciudadanía y enfocarse más en los temas de eficiencia y transparencia. Esto lo hace aprovechando el impulso que internacionalmente se había dado a las tecnologías de la información y a la creciente aparición de empresas enfocadas en el tema.

Estas tecnologías por mucho tiempo olvidadas en este país, surgen para otorgar al gobierno elementos que le permiten proporcionar información de manera directa y realizar la tan citada “rendición de cuentas” de los políticos.

Estos elementos se concentran en múltiples áreas de tecnologías de información, pero en particular analizaremos los llamados Government Resource Planning (GRP) que son una derivación de los Enterprise Resource Planning (ERP) mismo sistema, pero utilizado para el sector privado

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para automatizar la mayoría de procesos en una empresa o institución (finanzas, comercial, logística, producción, etc). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de una empresa.

Con el uso de un ERP, lo que se espera es que las actividades cotidianas se realicen de manera distinta. Los cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte más difícil, probablemente lo más complicado al momento de introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo.

En este documento se contemplan los retos que conlleva la implementación de un ERP, entre ellos se identifican: alto costo, cambio en la organización, mucho tiempo de implementación, constante cambio en las administración pública, constante cambio en la regulación mexicana, alta complejidad, capacidad de adaptación de una herramienta inicialmente diseñada para el sector privado, entre otras.

Principales características de un ERP

Un ERP, o planificación de recursos empresariales, es una completa herramienta de gestión de empresa o institución donde todo lo necesario está integrado en una misma aplicación. La aplicación suele estar formada por diferentes módulos que dan diferentes funcionalidades y abarcan distintas necesidades de la empresa: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, gestión de almacén, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas etc. Por lo tanto, un ERP sería la integración de todas estas partes. De lo contrario sería una empresa que sólo usara un programa de contabilidad. Un ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.

Algunos de los principales objetivos de un ERP son:
  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
  • La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
  Entre las principales características de los ERP es que son integrales, modulares y adaptables:  

Integrales:

Porque permiten controlar los diferentes procesos de la empresa o institución entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y sus respectivos movimientos contables y presupuestales. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea incrementa la posibilidad de riesgo por robo, pérdidas, etc. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares:

Los ERP están programados para una empresa o entidad y asumen que tienen un conjunto de áreas que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas y marketing, recursos materiales, contabilidad, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables:

Los ERP están diseñados para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido con que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Principales retos en la implementación de un ERP

Cambio en la organización:

Probablemente este sea uno de los mayores retos en la implementación de cualquier ERP de ahí que la gestión del cambio organizacional sea imprescindible para traducir los nuevos procesos de negocio y funciones del sistema en cambios “reales”. Aunque la mayoría de los sistemas ERP tienden a ser más amigables y gráficos cada vez y ofrecen mejoras potenciales a las empresas y entidades, esos cambios no se materializarán sin una gestión eficaz del cambio organizacional. Simplemente “prender” el nuevo sistema implica confusión, soluciones alternativas y la regresión a los viejos procesos de negocio o actividades a las que están habituada la gente. Un plan de cambio efectivo, por el contrario, identificará los cambios específicos que afectan a todos los grupos de trabajo en la organización.

Ejemplo: cada empleado de la empresa o entidad tiene una serie de hojas de cálculo, procesos manuales y formas específicas de hacer las cosas que están bien establecidas en sus rutinas de trabajo. Una estrategia de gestión del cambio organizacional eficaz identificará por qué esos procesos ya no estarán, junto con exactamente cómo van a ser realizadas en el modelo de “ser” (to – be) en el futuro. Solo a través de este enfoque a medida y un enfoque específico los empleados pueden captar, entender y ejecutar lo que se espera de ellos en el nuevo entorno del ERP.

El personal generalmente es abrumado con la cantidad de cambios requeridos por las implementaciones de ERP (adicional a sus actividades cotidianas), por ello es importante elaborar una estrategia de comunicación adecuada. A medida que los cambios específicos deben ser claramente definidos para el personal, la comunicación entregada a cada grupo de trabajo y empleado de manera individual también deben adaptarse a sus requisitos de trabajo. El qué, cuándo, por qué y cómo de los cambios específicos para grupos de trabajo individuales deben ser comunicados a los empleados para evitar en la medida de lo posible impactos negativos a la implementación.

Además, esos mensajes deben ser entregados a través de los canales más eficaces para esos grupos de trabajo específicos. Ejemplo, los directores podrían responder mejor a videoconferencias, los representantes de ventas pueden responder mejor a las reuniones en persona y los trabajadores de la planta pueden responder mejor a los boletines informativos. Es importante recordar que los cambios resultantes de su implementación de ERP tendrán que ser comunicados con cierta periodicidad a fin de que los mensajes permeen.

La capacitación debe de adaptarse a la empresa o entidad y tiene que ser específica para que funcione. El entrenamiento debe ser diseñado para adaptarse al sector específico y a los procesos de negocio. Es muy importante invertir el tiempo y los recursos necesarios para hacer que los materiales de capacitación y cursos sean únicos para el sector. Sin este enfoque, es muy poco probable que los empleados vayan a entender o recordar cómo exactamente deben lucir los nuevos procesos de negocio.

La mayoría de las empresas o entidades están encantadas de simplemente haber alcanzado la meta de su implementación, y la última cosa que quieren hacer en ese momento es seguir las actividades del proyecto. Sin embargo, la única forma de darse cuenta y optimizar los beneficios empresariales esperados de una implementación es medir los resultados después del “go alive” o inicio de funcionamiento, identificar los beneficios, e implementar acciones correctivas para acelerar esos beneficios.

Costo:

En este reto se tiene un gran paradigma que asumen todas las empresas o entidades. “Toda implementación de ERP tiende a ser muy costosa”. Dependiendo del tipo de proceso de negocio, el costo tiende a variar, pero debe por lo menos considerarse los siguientes elementos clave:

Licenciamiento de software: es el costo más transparente, ya que los proveedores de ERP suelen cobrar una tarifa por cada usuario o grupo de usuarios de la empresa o entidad que vayan a utilizar el ERP. Sin embargo, el precio de la licencia de un ERP varía mucho en función del producto que se elija: También se puede instalar un ERP de código abierto, que no tiene este costo

Hardware: para implantar un software ERP en la empresa o entidad, se necesitas disponer de una infraestructura informática básica. Suele estar formada por: un servidor en el que instalar el software ERP (o varios servidores); una base de datos con la información de la empresa bien estructurada para alimentar el ERP; una red LAN con capacidad para transmitir el volumen de datos que genera el uso del ERP; equipos cliente (computadoras de escritorio o laptops) adecuadas para que los usuarios puedan acceder al ERP elegido; y un sistema de copia de seguridad para estar protegido ante los desastres. En el caso de que elijas un ERP alojado en la nube (o ERP SaaS), muchos de estos costos quedan integrados en el precio de la licencia.

Consultoría: probablemente esta sea la parte más costosa de la implementación de un ERP. Consiste en los servicios que prestan los consultores que implementan el ERP en la empresa o entidad. La consultoría abarca varias fases: un estudio previo para analizar las necesidades del negocio (o diagnóstico) y proponer la solución ERP más adecuada; la instalación del ERP en sí; la adaptación del software a las especificidades de la empresa o entidad y a su sector (parametrización del ERP); la migración o conversión de los datos de la empresa para usarlos en el ERP; y la formación a los empleados que utilizarán la solución.

Mantenimiento: el costo que genera un ERP no termina cuando se instala en la empresa o entidad. Existen unos gastos de mantenimiento que incluyen aspectos como instalar las nuevas actualizaciones, corregir fallos o errores del sistema, resolver incidencias técnicas y gestionar la evolución del ERP, por ejemplo añadiendo nuevos módulos o usuarios en función de las necesidades cambiantes del negocio. Esta tarea de mantenimiento la realiza generalmente la misma empresa integradora que instaló el ERP.

Tiempo de implementación:

El tiempo de implementación de cualquier ERP es muy variable, dependiendo de qué tan similar o apegada está la operación de la empresa o entidad a la programación del mismo ERP. Dependiendo del tipo de software ERP que hayamos elegido depende también el tiempo de implantación.

En el caso de que se elija una solución modular, como las mencionadas previamente, el tiempo suele ser de unos 6 u 8 meses en adelante. Se debe tener en cuenta la cantidad de módulos elegidos, el número de adaptaciones, el número de licencias, la cantidad de usuarios, etc.

El caso que lleva más tiempo es el de sistemas ERP a medida. Aquí el tiempo se cuenta en años más que en meses.

Cambios en la administración pública:

A diferencia del sector privado, las implementaciones de ERP en el sector público están sujetas a un reto más: el cambio de los titulares de los titulares de los poderes y entidades. Dependiendo del tipo de administración y del nivel de gobierno, este cambio puede ser cada tres años (el caso de los municipios por ejemplo), o cada seis años (el caso de las entidades federativas). El reto consiste en que la implementación se pueda realizar dentro del período de gobierno y en que esa implementación sea exitosa y se traduzca en eficiencia y transparencia para que continúe en las siguientes administraciones.

Es de todos conocido que en cada nueva administración y por las mismas cuestiones políticas inherentes a la administración pública, en cada período de gobierno se quiere reinventar, lo que implica cambios en sus planes de gobierno, directrices, organización y por ende en sus procesos de negocio y forma de trabajo.

Cambios constantes en la regulación:

Un gobierno moderno debe caracterizarse por sus resultados y por sus prácticas. Resultados que mejoren la calidad de vida de los ciudadanos y que sean la consecuencia de prácticas transparentes y legítimas. En este sentido, en la administración pública mexicana un reto importante tanto para los desarrolladores de software, como para los implementadores es el constante cambio en la regulación y la parametrización o desarrollos que eso implica. Solo por citar un ejemplo: en diciembre de 2008 se promulgó la Ley General de Contabilidad Gubernamental y se instituyó el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC). Desde su constitución ha emitido un sin número de documentos, desde clasificadores de gasto hasta lineamientos específicos que impactan los procesos de toda la administración pública y por ende a los sistemas de información.

La implementación de un ERP es un reto por sí mismo, pero es importante que por lo menos se consideren los anteriores puntos con el objetivo de tener una administración pública más transparente, eficiente y enfocada a resultados.

Experiencia Bimcon en implementaciones de ERP’s

En Bimcon tenemos las credenciales que acreditan nuestra amplia experiencia en la implementación de un GRP, desde el análisis de las necesidades de negocio (o diagnóstico), el desarrollo de un RFP (Request for Proposal) que contempla las necesidades del negocio alineadas a la mejor herramienta; la adaptación del software a las especificidades de la empresa o entidad y a su sector (parametrización del ERP); la migración o conversión de los datos de la empresa para usarlos en el ERP; y desde luego la formación a los empleados que utilizarán la solución.

Nuestra experiencia más reciente de una implementación de un GRP es un proyecto de Modernización Administrativa y Tecnológica de Recursos Materiales, Tesorería y Recursos Humanos en el Senado de la República de México. El objetivo principal del proyecto es dotar de herramientas tecnológicas y administrativas a la Institución transparentar el uso de los recursos públicos, cumpliendo con el marco regulatorio y las disposiciones legales como lo es la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

El proyecto de transformación comenzó con un diagnóstico al área de Tesorería y concluyó con una transformación de la Institución que aún continúa.